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DAM

DAM: Wenn der Mitarbeiter mit den Daten ping pong spielt.

Strategischer Imperativ: Digital Asset Management einführen. Ob es Erfolg hat?

Ihr Content wächst exponentiell über alle digitalen Kanäle und Medien hinweg. Und irgendwann kommt der Punkt der Ineffizienz und Unübersichtlichkeit, an dem Sie zustimmen werden, dass es einen besseren Weg geben muss, um digitalen Content zu managen. Was Sie brauchen ist eine zentralisierte, umfassende und skalierbare Lösung für all Ihre Datentypen: Dokumente, Bilder, Präsentationen, Videos. Für Sie ist ein Digital Asset Management-System eine wichtige Investition. Außerdem wird immer mehr von zu Hause aus gearbeitet. Jeder muss von überall Zugriff auf die Daten haben – eine kollaborative Infrastruktur muss her.

Aber wie genau lässt sich diese Technologie am effizientesten nutzen, damit sie sich wirklich lohnt?

Wir zeigen Ihnen Strategien und Taktiken aus der Studie “Future-Proof Your Investments in Digital Asset Management“, die erfolgreiche Unternehmen anwenden, um den Return On Investment (ROI) ihrer Investitionen in Digital Asset Management Technologie zu optimieren.

Die größten Herausforderungen bei der Investition in DAM Systeme

Usability 65%
In ein umständliches, langsames oder schwer zu verstehendes System wird niemand Content hoch- oder herunterladen. Wenn Systeme nicht genutzt werden, wird man bei der File-Suche nichts finden – und die User verfallen wieder den alten Systemen: Irgendwelche Share Dienste, die eigene Festplatte, etc. Ist der Upload-Prozess intuitiv? Wird mit dem DAM System das Daten-Management vereinfacht? Lassen sich Daten leicht wiederfinden? Ist es einfach, Mitarbeiter in das System einzuweisen?

Adoption 40%
Wird das DAM System angenommen und tatsächlich verwendet?

Erfassung der Metadaten 37%
Nicht erfasste Metadaten führen dazu, dass Dateien nicht wiedergefunden werden. Hier ist es wichtig, Standards zu definieren.

Geschäftsszenario hinsichtlich der Rentabilität definieren (Auswirkungen der Investition)29%
Der erste Grund für die Implementierung eines DAM sind Kosteneinsparungen. Das Ziel ist klar: Ein effizienterer und effektiverer Weg, digitale Inhalte zu managen. Kann man Effizienz und Zeitersparnis quantifizieren?

Standardisierte Taxonomie 24%

Der größte Nutzen von DAM Systemen – verglichen mit dem Aufwand

Geringer Aufwand:
Die Wiederverwertbarkeit von Daten und Inhalten, Rechte- und Lizenzmanagement, bessere Suche

Mittlerer Aufwand:
Optimierter Workflow, Zugang über alle Plattformen, verbesserte Kollaboration

Höherer Aufwand:
Integration bestehende Systeme, granulare Sicherheit

Wie man den Erfolg des DAM misst

Aktivitäten der User 45%:
Wie frequentiert loggen sich die User ein?

Kostenersparnisse 30%:
Welche Kosten des alten Systems fallen weg, welche kommen für das neue hinzu? Wieviel Zeit wurde in ineffiziente Aufgaben investiert, multipliziert mit den Gehältern pro Stunde?

Tatsächliche Nutzung des DAM 28%:
Wie viele Daten wurden gedownloadet oder archiviert im Verhältnis zu allen Daten im System?

Produktionszeit 24%:
Wie lange dauert der Upload/Download eines Dokuments? Wie lange dauert es, bis ein Dokument alle Schritte bis zur Fertigstellung durchlaufen hat?

Vier Strategien, mit denen ihr DAM ein Erfolg wird

Nutzen Sie DAM für den Workflow
Technologien sollen Geschäftsprozesse unterstützen und erweitern. 89% Nutzen DAM, um den Upload-Prozess Ihrer Daten zu standardisieren und Metadaten neuer Dokumente zu erfassen. Unterstützen Sie mit Ihrem DAM die Versionsverwaltung, indem alle Veränderungen an einem Dokument erfasst werden. 65% Nutzen DAM, um Abnahmeprozesse zu optimieren. Daten können ganz einfach an Vorgesetzte und Partner versendet werden.

Nutzen Sie DAM für die Kollaboration
Die User brauchen mobilen und flexiblen Zugang zu den Inhalten, um zusammen arbeiten zu können. Außerdem braucht es eine Versionskontrolle mit einer Historie von Bearbeitungsvorgängen, damit Dokumente nicht überschrieben oder gelöscht werden können. Die Software muss auf jedem Device laufen, egal ob auf persönlichen oder geschäftlichen Geräten, damit die Informationen überall und zu jeder Zeit verfügbar sind. Kollaboration muss innerhalb und außerhalb des Unternehmens möglich sein, z.B. mit externen Partnern. Diese benötigen andere Zugänge zum System. Wichtig ist auch, dass die Files in unterschiedlichen Formaten vorhanden sind, z.B. in Roh- und Feindatensätzen. Der eine benötigt hochauflösende Dateien, der andere Dateien für die schnelle Webansicht. Es spart viel Zeit, wenn mehrere Versionen im Vorfeld vorhanden sind und nicht konvertiert werden müssen.

Integrieren Sie DAM in bestehende Systeme
Es ist wichtig, dass DAM in bestehende Systeme integriert wird und mit diesen zusammenarbeitet. DAM kann z.B. mit Ihrem CRM zusammenarbeiten und Inhalte für das Web bereitstellen, sodass die Performance und Ladezeiten Ihrer Website optimiert werden. DAM kann aber genauso mit Ihren BackOffice-Technologien kooperieren.

Handlungsempfehlungen für den Umgang mit DAM
Das Ziel der Einführung eines DAM muss sein, die Belastungen für die Anwender zu verringern und den Workflow zu verbessern. Es muss vermieden werden, dass User immer wieder gebrieft werden müssen, wie sie das DAM richtig verwenden. Am wichtigsten ist es, Metadaten zu popularisieren, sodass sie zu einem Automatismus werden. So werden Fehler vermieden und Daten auffindbar. Es müssen einheitliche Regelungen für die Automation des Taggens und der Metadaten her. Das Management von Daten und Inhalten basiert zudem auf dem Daten-Lebenszyklus. Es müssen Strategien entwickelt werden, die Inhalte in den verschiedenen Phasen managen. Teilen Sie z.B. den Zyklus in „In Arbeit“, „Fertig für die Produktion“ und „Archiviert“ ein. Damit können Sie Ihre Suchergebnisse schon erheblich limitieren.

Und? Lohnt sich ein DAM für Ihr Unternehmen?

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