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Datenmanagement

Datenmanagement mit Köpfchen gewinnbringend einsetzen

Best Practice im Informations- und Datenmanagement

Kennen Sie den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem weniger erfolgreichen Unternehmen? In 80 Prozent der Fälle liegt der Unterschied darin begründet, wie Informationen als zentraler Treiber für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens erkannt und effektiv genutzt werden. Laut dem „Information Opportunity Report“ kann die gezielte Nutzung von Informationen den operativen Gewinn um über ein Viertel steigern! Bessere Informationen führen zu Kostenersparnissen, verbessern die Erfüllung von Kundenerwartungen, steigern die Produktivität der Mitarbeiter. Erfolgreiche Unternehmen verstehen Informationen als eigenständigen Unternehmenswert und nutzen diese möglichst effektiv – mit dem perfekten Datenmanagement.

Die vier Eckpfeiler des Datenmanagements – Lebenszyklus, Qualität, Gesamtsicht und organisatorische Verankerung

Umfassendes Datenmanagement beginnt bereits bei der Bewertung der Daten. Ein normales Unternehmen verwendet in der täglichen Arbeit zwischen 12 und 15 zentrale Informationsobjekte, z.B. Kunde, Produkt, Angebot, Bestellung, Rechnung etc., je nach Branche und Größe des Unternehmens. Mit sehr wichtigen Informationen muss anders umgegangen werden, sie müssen anders verarbeitet werden. Um hier Systeme und Richtlinien festzulegen, unterscheiden Sie im Datenmanagement Ihre Daten am Besten in:

  • Kritische Daten: Informationen, die für die wichtigen Geschäftsprozesse benötigt werden und deren Verlust zu einer operativen Katastrophe führen kann, zum unmittelbaren Stillstand der Geschäftstätigkeiten. Hierzu gehören auch Daten, welche aus rechtlichen Gründen über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Beispielhaft wären Kontodaten, Verträge, Bestelleingänge, Produktionsdaten, Krankenakten usw.
  • Performance-Daten: Informationen, die für die Steuerung und die Planung relevant sind und deren Verlust oder ungewollte Veränderung zu einer unternehmerischen Katastrophe führen kann. Sie werden im Tagesgeschäft verwendet und sind damit essentieller Teil des Business Know-hows des Unternehmens.
  • Wichtige Daten
  • Sensible Daten und nicht-kritische Daten: Diese sind entweder schnell wiederherzustellen oder können durch alternative Informationen ersetzt werden.
  • Lebenszyklus der Informationen im Datenmanagement

    Für Ihr sinnvolles Datenmanagement sind klare Regeln, die den Übergang zwischen den einzelnen Phasen ihres jeweiligen Lebenszyklus markieren, entscheidend. Hier werden verschiedene Methoden, Prozesse und Technologien eingesetzt, um Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen u.ä. auf Dateien zu managen. In der Praxis haben sich vierstufige Lebenszyklen bewährt: Die Phasen unterteilen sich in „verwendet“, „analysiert“, „archiviert“ und „gelöscht“. „Verwendet“ bedeutet, dass die Daten im Rahmen der Unternehmenstätigkeit erzeugt, verändert, transportiert und genutzt werden – also noch operativ sind. Wenn diese nicht mehr geändert, aber noch ausgewertet werden, fallen sie unter „analysiert“. Danach landen sie in „archiviert“.

    Qualität der Daten im Datenmanagement

    Es ist wichtig, dass die Datenqualität den Anforderungen der Geschäftsprozesse genügt – entsprechend müssen die Daten aufbereitet werden. Wann wird bei Ihnen die Datenqualität gemessen? Was genau muss erfasst werden? Welche Schwellenwerte müssen eingehalten werden? Qualitätsattribute sind bspw. Vollständigkeit, Genauigkeit, Relevanz und die Glaubhaftigkeit der Informationen. Sie legen die Sollwerte fest sowie die zulässigen Abweichungen von der Ideallinie. Die zulässigen Abweichungen sind selbstverständlich abhängig von der Bewertung der Daten bzw. von ihrer Wichtigkeit: Wenn Sie es z.B. mit kritischen Daten zu tun haben, ist die Fehlertoleranz eher gering. Je wichtiger ein Informationsobjekt, desto exakter müssen die Qualitätsattribute innerhalb der besagten Qualitätsrichtlinien liegen.

    Gesamtsicht auf Informationen im Datenmanagement

    Ihr Unternehmen braucht eine Gesamtsicht über sämtliche Prozesse, Daten und Informationssysteme, um die Daten zu bewerten, sie in Phasen einzuteilen und ihre Qualität zu beurteilen. Sie müssen also genau wissen, welche Informationen vorhanden sind sowie wo und wie diese verwendet werden. Erfassen Sie sämtliche Prozesse, Daten und Anwendungen in einer Unternehmensarchitektur, welche Sie in einem umfassenden Meta-Modell abbilden. Bewährt hat sich hierbei eine einfache Gegenüberstellung von Prozessen, zentralen Informationsobjekten und den wichtigsten Anwendungen. Welcher Prozess und welche Anwendung verwendet welche Information wie? Hier soll ein Gesamtbild sämtlicher Schnittstellen und Datenflüsse entstehen.

    Die Verankerung in der Organisation im Datenmanagement

    Alle zuvor genannten Maßnahmen müssen kontinuierlich verbessert werden. Hierzu muss das Datenmanagement in Ihrem Unternehmen organisatorisch verankert sein. Setzten Sie bspw. Information Manager für bestimmte Informationsobjekte auf fachlicher Ebene ein. Der Information Architect ist sein technisches Gegenüber, der dafür Sorge trägt, dass der Prozess auch gut umgesetzt wird. Über das Data Management Board werden sämtliche organisatorischen Tätigkeiten im Rahmen des Datenmanagements gesteuert – damit werden notwendige Maßnahmen umgesetzt und weiterentwickelt. Das Team bewilligt entsprechende Projekte, ernennt zuständige Personen (fachlich und technisch) und trägt gegenüber der Unternehmensleitung die Verantwortung.

    Ihr Datenmanagement

    Mit dieser Basis können Sie Ihre Daten verantwortungsvoll und nachhaltig nutzen. Bewerten Sie die zentralen Informationsobjekte ihres Unternehmens durchgehend und verwalten Sie diese ihrem Lebenszyklus entsprechend. Stellen Sie die Informationen in der notwendigen Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Form zur Verfügung. Behalten Sie den Überblick über sämtliche Prozesse, Anwendungen und Informationsobjekte und unterstützen Sie die Organisation Ihres Unternehmens. Denken Sie über gezieltes Datenmanagement nach, mit dem Sie Alltagsprobleme beim täglichen Umgang mit Informationen verhindern sowie organisatorische und technische Hindernisse schnell aus dem Weg räumen. Mit einem effizienten Datenmanagement sind Sie in der Lage, vorhandene Informationen gewinnbringend zu nutzen und sind außerdem bestens vorbereitet auf die künftigen Herausforderungen von Big Data.

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