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Neue Funktionen & Versionen

Productivity Chat #3: Wie work.FILES Ihnen als Verlag hilft

Sie müssen alles zusammen haben.


Verlag:
Als Verlag brauchen wir schon fast ein Produktions-Cockpit: Wir haben Cover, Autorenbilder, Werbematerialien und Texte. Die bewegen sich in der Herstellung, der Werbung, der Online Redaktion und bei Bildeinkäufern. Für unsere Titel arbeiten wir also viel im Team. Hier herrscht aber das Gegenteil von Verfügbarkeit der Daten als Arbeitsgrundlage. Der Index der Speichermethode liegt im Kopf der Kollegen – Wenn er oder sie da ist. Suchzeiten, Formatprobleme und mangelnde Übersicht führen zu hohen Kosten, zu Doppelproduktionen, zu Copyright Missverständnissen. Es wäre schön, wenn alles, was zu einem Titel gehört, auch beim Titel stehen würde.

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work.FILES:
Das geht nicht nur Ihnen so! Viele Verlage stehen vor ähnlichen Herausforderungen. Deshalb haben wir work.FILES entwickelt, um die Arbeit im Team zu optimieren und große Datenmengen zu managen und zu recherchieren. Sie können für Ihre Mitarbeiter unbegrenzt Nutzeraccounts mit den entsprechenden Rechten anlegen. work.FILES ist sehr einfach zu bedienen, sodass jeder im Team es verwenden kann. Auch der Speicherplatz für Ihre Daten ist unbegrenzt, er wächst mit Ihren steigenden Anforderungen. Mit work.FILES hat Ihr Team alle Daten an einem Ort abgelegt und getaggt. Wonach Sie taggen, liegt auf der Hand: nach Titeln. Alle Ihre Mediendateien haben irgendwie mit einem Titel zu tun, ob Illustrationen oder Umschläge, Autorenfotos oder Manuskripte. Mit der Suchfunktion finden Sie dann alles sofort wieder.


Verlag:
Welche Formate können wir dann ablegen? Wir haben Logos und Cover als EPS-Dateien, die Presseabteilung hat druckbare CMYK-Vorlagen, die Herstellung hat PDFs und Quark-Dateien von den gedruckten Werken zur Archivierung und die Online Redaktion arbeitet mit RGB-JPEGs und Flash-Animationen. Und – woher wissen wir, wer wann woran gearbeitet hat?

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work.FILES:
Keine Sorge! Sie können jedes dieser Formate ohne Probleme ablegen. In der Benutzerverwaltung können Sie die Vorgänge einsehen. Dokumentiert werden hier der Up- und Download von Dateien, der Versand und die Löschung – mit Benutzername und Zeitpunkt.


Verlag:
Es wäre schön, wenn man z.B. Pressebilder direkt verfügbar machen könnte. Oder sehr einfach versenden. Oder sogar den direkten Download von Journalisten, natürlich nur freigegebene Daten. Bei Covern sollte die Redaktion mit der Agentur effektiv zusammenarbeiten können, die Agentur soll liefern, die Redaktion kontrolliert. Die Herstellung will auch einen schnellen und sicheren Zugriff auf alle druckbaren Daten, Logos, Bilder oder Seiten. Die Unterteilung zwischen Grob- und Feindaten wäre auch praktisch, weil sonst die Repro mit Konvertierungen, Datenhaltung und Archivierung beauftragt werden muss. FTP oder WeTransfer sind für solche Mengen und Zwecke wirklich unpraktisch. Und diese Möglichkeiten sind uns zu unsicher, da die Daten verlagssensibel sind und nicht an die Öffentlichkeit geraten dürfen.

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work.FILES:
Sie können ganz einfach und automatisiert alle Dateien in die Datenbank hochladen und mit einem Klick mit z.B. der Presse als Downloadlink teilen. Sie können aber auch an den Dateien ein Häkchen für öffentlich setzen. So kann jeder mit dem vorgesehenen freien Zugang diese Datei ansehen und herunterladen. Mit den entsprechenden Rechten können Ihre Kollegen als Nutzer Dateien selbst hochladen und/oder auf Bilder zugreifen, die dem Nutzer zugewiesen wurden. Die Datensätze enthalten Vorschaubild, Grob- und Feindaten. Ihre Mitarbeiter müssen nun nicht mehr E-Mails mit riesigen Anhängen versenden oder auf unsichere Dienste zurückgreifen. Werden die Daten auf externen Servern in der Cloud gespeichert, sind diese nicht unter Ihrer Kontrolle. Bei kostenlosen Anbietern werden die Daten zudem einfach veröffentlicht. work.FILES gibt Ihnen die volle Kontrolle über die Daten, denn sie befinden sich auf Ihrem eigenen Server.


Verlag:
Wow, das klingt wie das perfekte Tool für uns. Wir probieren es gleich mal aus!

work.FILES hat alles zusammen.
Einfach besser organisiert. Keine Speicherbegrenzung. Keine Nutzerbegrenzung.

Viele Verlage nutzen work.FILES, um ihre Dateien zu verwalten, zu koordinieren und besser zusammen zu arbeiten. Und das ist auch unser Weg. Als Agentur verwenden wir work.FILES jeden Tag, um produktiv zu bleiben.
work.FILES ist Browserbasiert. Die Anforderungen für die Verwendung sind sehr gering. Mit Ihrem Web-Hosting-Paket können Sie mit work.FILES arbeiten – auf Ihrem Server, ohne Abhängigkeit.

work.FILES
Verwaltet Ihre digitalen Medien wie Bilder und Daten | Bietet Zugriff über eine Such- und Taggingfunktion | Umfasst eine Benutzerverwaltung, mit der sich den Nutzern unterschiedliche Rechte geben lassen | Versendet Dateien, hinterlegt sie mit Druck- und Feindaten, weist ihnen Benutzer zu, veröffentlicht sie

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